Πώς η αυτοματοποίηση ροής εργασιών ενισχύει τον πολιτιστικό τομέα;

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών συμβάλλει στη βελτίωση των ψηφιακών λειτουργιών σε διάφορους κλάδους. Ο πολιτιστικός τομέας είναι έτοιμος να ακολουθήσει αυτό το παράδειγμα.

Το λογισμικό αυτοματοποίησης ροής εργασιών βοηθά ήδη τους οργανισμούς σε διάφορους κλάδους να ενισχύσουν την ικανότητα για ένα ψηφιακό μέλλον. Με την ενσωμάτωση κρίσιμων για την επιχείρηση εσωτερικών διαδικασιών στο λογισμικό, δίνεται η δυνατότητα στους εργαζομένους να ασχολούνται μόνο με εξειδικευμένες εργασίες, που αφορούν στο σχεδιασμό, τη δημιουργία και την καινοτομία.

Τα οφέλη της αυτοματοποίησης ροής εργασιών

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών προσφέρει ήδη σημαντικά οφέλη σε διαφορετικούς τομείς. Μεταμορφώνει τον τρόπο, με τον οποίο το προσωπικό οργανισμών κάθε είδους και μεγέθους, διαχειρίζεται εργασίες και ακολουθεί διαδικασίες.

Ειδικότερα, χρησιμοποιεί λογική και κανόνες για τη δημιουργία, την ανάθεση και την παρακολούθηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, που παραδοσιακά διαχειρίζονται οι άνθρωποι. Ουσιαστικά, εντοπίζονται τα επαναλαμβανόμενα χειροκίνητα βήματα, που εκτελούν οι υπάλληλοι και τα αυτοματοποιεί, συμβάλλοντας στην εξοικονόμηση του χρόνου.

Αυτό επιτρέπει σε ένα ίδρυμα να παρακολουθεί όλες τις ξεχωριστές εργασίες μιας διαδικασίας, οι οποίες ανατίθενται σε ένα άτομο, μια ομάδα ή ένα τμήμα. Το λογισμικό μπορεί να εντοπίσει ποιός θα αναλάβει την εκτέλεση κάθε βήματος και ακόμη να επαναδρομολογήσει την εργασία, βοηθώντας στην ελαχιστοποίηση του ανθρώπινου λάθους.

Αυτό έχει θετικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα, καθώς η αυτοματοποίηση αυτή επιτρέπει στο εργατικό δυναμικό να επαναφέρει την εστίασή του στο ευρύτερο όραμα μιας επιχείρησης. Συνεπώς, πρόκειται για ζωτικής σημασίας βήμα για τον ψηφιακό μετασχηματισμό.

Έτσι, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι επιχειρήσεις την χρησιμοποιούν όλο και περισσότερο στις δραστηριότητές τους. Τα παραδείγματα αυτά περιλαμβάνουν:

1. Λιανική πώληση

Στον τομέα του λιανικού εμπορίου, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν εργαλεία αυτοματοποίησης ροής εργασιών για τη βελτίωση του ηλεκτρονικού εμπορίου, την ψηφιοποίηση της διαχείρισης αποθεμάτων και τον εξορθολογισμό της ανάλυσης και υποβολής εκθέσεων. Αυτό οδηγεί σε μεγαλύτερη ικανοποίηση των πελατών, μείωση του λειτουργικού κόστους και καλύτερη διαχείριση των αποθεμάτων.

2. Παραγωγή

Οι μεταποιητικές επιχειρήσεις αυτοματοποιούν ορισμένες από τις δομημένες ροές εργασίας τους γύρω από την έρευνα και ανάπτυξη, τον ποιοτικό έλεγχο, την παραγωγή, τη συσκευασία και το μάρκετινγκ. Αυτό βοηθά τις εταιρείες να μειώσουν το ρίσκο και να διασφαλίσουν την ποιότητα, αποφεύγοντας παράλληλα τις καθυστερήσεις, ώστε τα προϊόντα να φτάνουν στην αγορά πιο γρήγορα.

3. Τριτοβάθμια εκπαίδευση

Τα πανεπιστήμια και άλλα εκπαιδευτικά ιδρύματα αυτοματοποιούν τις ροές εργασίας για τη βελτίωση των εγγραφών και της διαχείρισης ακαδημαϊκών αρχείων. Παράλληλα, με τον τρόπο αυτό, τα ιδρύματα μπορούν να διατηρούν μια συνεπή παρουσία σε διάφορα κανάλια επικοινωνίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τις ειδοποιήσεις εφαρμογών, ακόμη και τη ζωντανή συνομιλία.

Αυτά είναι μερικά μόνο παραδείγματα του τρόπου, με τον οποίο η αυτοματοποίηση ροών εργασίας βοηθά τους οργανισμούς σε όλο τον επιχειρηματικό κόσμο να εξοικονομήσουν χρόνο και πόρους, να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και να επιτύχουν τους στόχους τους.

Πηγή: Antoni Shkraba/ Pexels

Ευκαιρίες για την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών στον τομέα του πολιτισμού

Υπάρχουν τεράστιες δυνατότητες προς εφαρμογή σε όλες τις πτυχές της μουσειακής εργασίας, ώστε να λειτουργούν όλα ομαλά. Με την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών σε εφαρμογή, τα πολιτιστικά ιδρύματα είναι έτοιμα να δουν οφέλη, όπως:

  • Εξορθολογισμένη διαχείριση συλλογών.
  • Περισσότερος χρόνος για εξειδικευμένες εργασίες.
  • Βελτιωμένη συνεργασία.
  • Βιωσιμότητα για το μέλλον.
  • Καλύτερη χρήση κεφαλαίων και πόρων.
  • Εξασφαλισμένη συμμόρφωση με τα πρότυπα του κλάδου.
  • Ενισχυμένη ψηφιακή διαχείριση.

Οι πολιτιστικοί οργανισμοί ακολουθούν πολύπλοκες και κρίσιμες ροές εργασίας για τη διαχείριση των συλλογών τους, οι οποίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν για να βοηθήσουν τους υπαλλήλους να ασχοληθούν με εξειδικευμένες εργασίες. Ακολουθούν μερικές από τις κρίσιμες για τους οργανισμούς διαδικασίες, στις οποίες η αυτοματοποίηση μπορεί να συμβάλει στην αύξηση της αποδοτικότητας.

Χειρισμός εξαγορών

Η διαδρομή ενός νέου αντικειμένου που εισέρχεται σε μια συλλογή περιλαμβάνει πολλούς ανθρώπους που εκτελούν διαφορετικές εργασίες, οι οποίες πρέπει να γίνονται με τη σωστή σειρά. Ένα εργαλείο αυτοματοποίησης διασφαλίζει ότι κανένα βήμα δεν παραλείπεται και όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πότε. Ως αποτέλεσμα, είναι πολύ πιο εύκολο να παρακολουθείται η κατάσταση ενός νέου αντικειμένου και να αποφεύγονται οι καθυστερήσεις στην εισαγωγή του σε μια συλλογή.

Επίβλεψη μετακινήσεων

Η μετακίνηση αντικειμένων από μια τοποθεσία σε μια άλλη ή η αποστολή και παραλαβή δανείων μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Ο εντοπισμός των αντικειμένων, η παρακολούθηση της κατάστασής τους και η φύλαξή τους απαιτούν τη συμβολή ειδικών. Η αυτοματοποίηση, λοιπόν, βοηθά στο συντονισμό των ενεργειών όλων των εμπλεκομένων, ώστε τα αντικείμενα να μεταφέρονται σωστά και με ασφάλεια.

Ανάκτηση αντικειμένων

Η ανάκτηση αντικειμένων από τα αρχεία ήταν παραδοσιακά μια χειροκίνητη και μερικές φορές επαχθής διαδικασία. Η αυτοματοποίηση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, ιδίως για τις ομάδες που εργάζονται σε αρχεία, στα οποία υπάρχει συχνή πρόσβαση.

Διαχείριση της διάθεσης

Η διαδικασία διάθεσης ενός αντικειμένου περιλαμβάνει ένα σύνολο βασικών ενεργειών, που πρέπει να κάνουν τα μουσεία και κάθε βήμα εξαρτάται από το αποτέλεσμα του προηγούμενου βήματος. Σε αυτή την περίπτωση, η αυτοματοποίηση επιτρέπει την καταγραφή των σωστών πληροφοριών στο σωστό σημείο και απλοποιεί την επικοινωνία με εξωτερικούς οργανισμούς.

Συνολικά, η αυτοματοποίηση ροής εργασιών αναλαμβάνει το «βάρος» της ψηφιακής διαχείρισης, ανοίγοντας μια νέα προοπτική ευκαιριών για τον εκσυγχρονισμό των πολιτιστικών ιδρυμάτων. Τα μουσεία και οι πινακοθήκες μπορούν πλέον να μοιράζονται τις συλλογές τους με ένα παγκόσμιο κοινό.

Ωστόσο, η ψηφιοποίηση, η διατήρηση και η προσβασιμότητα μιας τεράστιας και ποικίλης συλλογής δεν είναι εύκολο εγχείρημα. Τα μουσεία οφείλουν να εξορθολογήσουν τις εργασίες εκείνες, που θα τα βοηθήσουν να επιτύχουν τον ψηφιακό μετασχηματισμό. Επομένως, η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών είναι το κλειδί.

Source: Museums and Heritage Advisor

Αφήστε ένα σχόλιο...

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει τα ανεπιθύμητα σχόλια. Μάθετε πώς υφίστανται επεξεργασία τα δεδομένα των σχολίων σας.

Scroll to Top