Εννέα βήματα για μια επιτυχημένη υβριδική έκθεση

Μια υβριδική έκθεση συνδυάζει απρόσκοπτα διαδικτυακά και δια ζώσης στοιχεία, δημιουργώντας μια συναρπαστική εμπειρία για οποιονδήποτε παρευρεθεί (όπου κι αν βρίσκεται). Ο διοργανωτής της εκδήλωσης μπορεί στη συνέχεια να προσφέρει βιβλιοθήκες εικονικού περιεχομένου ή ευκαιρίες εικονικής δικτύωσης για χορηγούς, ομιλητές και συμμετέχοντες.

Αναμφίβολα, οι υβριδικές εκθέσεις ήρθαν για να μείνουν. Στις πρώτες μέρες του 2020, πολλοί διοργανωτές έπρεπε να κάνουν μια γρήγορη μετάβαση προσφέροντας διάφορες δραστηριότητες του ιδρύματός τους αποκλειστικά μέσω διαδικτύου.

Πλέον, η διοργάνωση εκθέσεων έχει εισαχθεί σε μια νέα κανονικότητα, όπου οι δια ζώσης εκδηλώσεις δεν είναι αδύνατες. Αλλά οι δραστήριοι διοργανωτές δεν έχουν ξεχάσει όλα εκείνα τα οφέλη που προέκυψαν από τις εικονικές εκδηλώσεις της προηγούμενης περιόδου.

Σχεδιασμός υβριδικών εκθέσεων

Οι επιλογές που μπορεί να έχει κάποιος παρακολουθώντας μια έκθεση από απομακρυσμένη πρόσβαση είναι τρεις: Παρακολούθηση ζωντανά (streaming), παρακολούθηση κατ’ απαίτηση (on demand) και βιβλιοθήκη πολυμέσων (gallery).

Μια υβριδική εκδήλωση μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε κόστος, ενώ παράλληλα προσφέρει μια ιδιαίτερη εμπειρία για ορισμένους συμμετέχοντες. Ακολουθώντας αυτά τα 9 βήματα, θα είστε σε θέση να διοργανώσετε μια υβριδική έκθεση, περιορίζοντας τους κινδύνους και αυξάνοντας τα οφέλη.

Βήμα 1. Προσδιορισμός των δια ζώσης και εικονικών πτυχών του υβριδικού σας εγχειρήματος

Το πρώτο βήμα για τον προγραμματισμό οποιουδήποτε γεγονότος είναι να το προσδιορίσετε. Πρέπει να γνωρίζετε το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της εκδήλωσής σας, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ακριβές χρονοδιάγραμμα προετοιμασίας.

Ανάλογα με το μέγεθος και την κλίμακα της εκδήλωσής σας, θα πρέπει να ξεκινήσετε να προγραμματίζετε από ένα χρόνο έως έξι εβδομάδες νωρίτερα. Για να ξεκινήσετε, απαντήστε με την ομάδα προγραμματισμού σε αυτές τις ερωτήσεις:

• Πόσα άτομα σκοπεύουμε να προσκαλέσουμε στη δια ζώσης εκδοχή της εκδήλωσης;
• Πόσα «εικονικά μόνο» εισιτήρια θέλουμε να πουλήσουμε/διανείμουμε για αυτήν την εκδήλωση;
• Ποιά είναι τα συστατικά του γεγονότος, που πρέπει να διενεργηθούν αποκλειστικά δια ζώσης;
• Ποιές είναι οι μέθοδοι που θα χρησιμοποιήσουμε για να προσελκύσουμε τους εικονικούς μας συμμετέχοντες;
• Ποιά είναι τα πιο σημαντικά ψηφιακά στοιχεία που θέλουμε να αναδείξουμε σε αυτό το γεγονός;

Βήμα 2. Προετοιμασία του ψηφιακού χώρου για την υβριδική σας εκδήλωση

Το επόμενο βήμα στο σχεδιασμό μιας υβριδικής εκδήλωσης είναι η δημιουργία του χώρου εκδηλώσεων, όπου θα διαχειρίζεστε διάφορα στοιχεία πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη μετάδοσή της.

Υπάρχουν διαθέσιμες πλατφόρμες που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για αυτό τον σκοπό. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο χώρο εκδηλώσεων, που είναι προσβάσιμος από οποιαδήποτε συσκευή ή ακόμα να δημιουργήσετε μια αποκλειστική εφαρμογή εκδηλώσεων για κινητά.

Το κοινό σας (απομακρυσμένοι συμμετέχοντες) θα χρησιμοποιήσει είτε την εφαρμογή για κινητά είτε τον εικονικό χώρο εκδηλώσεων, για να πλοηγηθεί στην εκδήλωση, να αλληλεπιδράσει με τους συμμετέχοντες, να παρακολουθήσει ζωντανές ροές μετάδοσης, προηχογραφημένα βίντεο και να συμμετάσχει σε δραστηριότητες, όπως κουίζ και διαδραστικά παιχνίδια.

Ένας ψηφιακός χώρος εκδηλώσεων είναι, επίσης, ο χώρος όπου θα δημιουργήσετε τη βιβλιοθήκη με το εικονικό περιεχόμενο, στην οποία οι χρήστες μπορούν εύκολα να έχουν πρόσβαση για να παρακολουθήσουν ό,τι έχασαν ή να ξαναεπισκεφτούν σημεία που βρήκαν ιδιαίτερα ενδιαφέροντα. Αφού βάλετε τις βάσεις για τον χώρο εκδηλώσεών σας, μπορείτε να προχωρήσετε στο μάρκετινγκ και τις τεχνικές πτυχές του προγραμματισμού μιας υβριδικής εκδήλωσης.

Βήμα 3. Αυξάνοντας τον ενθουσιασμό του κοινού

Η ευαισθητοποίηση σχετικά με την εκδήλωσή σας είναι σημαντική. Εκτός από όλες τις παραδοσιακές τακτικές μάρκετινγκ, βεβαιωθείτε ότι ενημερώνετε το κοινό σας για όλες τις ευκαιρίες που προσφέρονται στην υβριδική μορφή της έκθεσης. Εδώ είναι μερικές προτάσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Παρακολούθηση εκδηλώσεων σε πραγματικό χρόνο.
• Αλληλεπίδραση με καλλιτέχνες, ομιλητές και άλλους συμμετέχοντες, μέσω ζωντανής συνομιλίας, δημοσκοπήσεων και Q&A.
• Δημιουργία δικτύου με εύκολες εικονικές συσκέψεις 1:1.
• Δημιουργία εικονικών θαλάμων χορηγών για την ανάδειξη τους.
• Απόκτηση πρόσβασης σε όλο το περιεχόμενο των εκδηλώσεών σας με τον ρυθμό και το πρόγραμμα του κοινού.
• Διάθεση αποκλειστικού περιεχομένου από τα παρασκήνια.
• Πρόσβαση σε συνεδρίες δικτύωσης πριν και μετά την εκδήλωση.

Πηγή: Kina / Unsplash

Βήμα 4. Σχεδιασμός του φυσικού χώρου για την υβριδική σας εκδήλωση

Ενώ η τεχνική ομάδα σας βοηθά να ρυθμίσετε τον ψηφιακό χώρο εκδηλώσεών, μπορείτε να στρέψετε την προσοχή σας στον φυσικό χώρο, όπου θα παρευρεθούν οι επισκέπτες.

Φυσικά, θα πρέπει να λάβετε υπόψη όλες τις παραμέτρους σχεδίασης και υλοποίησης μιας δια ζώσης εκδήλωσης – πόσο χώρο θα χρειαστείτε, τοποθεσία, κόστος εγκαινίων (catering, οπτικοακουστική κάλυψη κ.ά.), προσβασιμότητα κ.λπ.. Υπάρχει, όμως, ένα πολύ σημαντικό στοιχείο που είναι εύκολο να αγνοηθεί κατά τον σχεδιασμό μιας υβριδικής εκδήλωσης: Πόσο γρήγορο είναι το διαδίκτυο στο χώρο;

Για την επιτυχή ζωντανή ροή του περιεχομένου σας, θα χρειαστείτε υψηλής ταχύτητας, αξιόπιστο διαδίκτυο. Συχνά, τα παλαιότερα κτίρια δεν έχουν το εύρος ζώνης που απαιτείται για τη ροή περιεχομένου υψηλής ποιότητας, οπότε φροντίστε να το λάβετε υπόψη σας στη λήψη των αποφάσεών σας.

Βήμα 5. Ομαλή συνεργασία της ομάδας επιτόπιου και ψηφιακού σχεδιασμού

Ήδη από τη φάση της αρχικής σχεδίασης μιας υβριδικής έκθεσης θα πρέπει να συνεργαστούν οι δύο ομάδες. Η επιμελητική επιτόπια ομάδα θα ενημερώσει την τεχνική για τη φύση, το νόημα και την αισθητική της έκθεσης, ενώ η τεχνική θα διασφαλίσει τις παραμέτρους που απαιτούνται για την ψηφιακή μεταφορά αυτής.

Ακόμα, η τεχνική ομάδα αναλαμβάνει τη συνεχιζόμενη ζωντανή μετάδοση της εκδήλωσης που καταγράφεται με επαγγελματική βιντεοκάμερα, την επαγγελματική διαχείριση παραγωγής βίντεο πολλαπλών οθονών και την εγκατάσταση στούντιο ροής.

Βήμα 6. Προετοιμασία των ομιλητών, των συντονιστών και των χορηγών σας

Στην περίπτωση που θα έχετε ομιλητές, θα πρέπει να τους ενημερώσετε, όπως και όλους τους συμμετέχοντες σχετικά με τις υβριδικές πτυχές του χώρου σας. Για τους δια ζώσης συμμετέχοντες, θα θελήσετε να προετοιμαστείτε, όπως θα κάνατε συνήθως—δώστε τους την ευκαιρία να δουν τον χώρο και να εξασκήσουν την ομιλία τους εκ των προτέρων, να βεβαιωθούν ότι γνωρίζουν τις λεπτομέρειες του προγράμματος και να διευθετήσουν τις λεπτομέρειες που τους αφορούν.

Κατά την ενημέρωση των εικονικών συμμετεχόντων σας, υπάρχουν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να τους δώσετε:

• Βεβαιωθείτε ότι έχουν έναν ήσυχο, καλά φωτισμένο χώρο για να παρουσιάσουν.
• Βεβαιωθείτε ότι διαθέτουν μικρόφωνο και κάμερα web υψηλής ποιότητας.
• Συμβουλέψτε τους να αποφεύγουν να φορούν κοσμήματα ή άλλα αξεσουάρ που μπορεί να επηρεάσουν τον ήχο.
• Δοκιμάστε την ταχύτητά τους στο διαδίκτυο για να βεβαιωθείτε ότι μπορεί να υποστηρίξει ροή.

Βήμα 7. Μεταβείτε ζωντανά! Ήρθε η ώρα για την υβριδική σας έκθεση

Εάν έχετε φροντίσει όλα τα παραπάνω βήματα, τότε θα είστε έτοιμοι όταν έρθει η ώρα να μεταδοθεί ζωντανά η εκδήλωσή σας. Σημαντικό πλεονέκτημα του σχεδιασμού σε υβριδικό περιβάλλον είναι η ευελιξία η οποία θα σας διευκολύνει να επεξεργαστείτε την παρουσίαση των εκθεμάτων, σε περίπτωση που χρειαστεί να μετατοπίσετε διαφορετικές πτυχές της εκδήλωσής σας μεταξύ εξ’ ολοκλήρου εικονικής και υβριδικής.

Βήμα 8. Μετατρέψτε την έκθεση σας σε ένα ουσιαστικό και δυναμικό ψηφιακό περιεχόμενο

Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη της φιλοξενίας μιας υβριδικής εκδήλωσης είναι ο όγκος του περιεχομένου που θα λάβετε εκ των υστέρων. Το υλικό από ομιλητές, καλλιτέχνες και συνεργάτες που συμμετέχουν στην έκθεση μπορεί να μετατραπεί σε μακροπρόθεσμο, αειθαλές περιεχόμενο, προσβάσιμο από το κοινό. Το περιεχόμενο αυτό μπορεί να ενσωματωθεί στον ιστότοπό σας, να κοινοποιηθεί στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή ακόμη να χρησιμοποιηθεί για την προώθηση επόμενων εκθέσεων.

Η τεχνική ομάδα μπορεί να σας βοηθήσει να μετατρέψετε την έκθεση σας σε μια εικονική βιβλιοθήκη περιεχομένου. Δημιουργήστε ένα ψηφιακό χώρο και τοποθετήστε το οπτικοακουστικό υλικό της έκθεσης σας, υποστηρικτικά κείμενα, παιχνίδια ή/και εφαρμογές.

Βήμα 9. Ολοκληρώνοντας αναλύστε τα αποτελέσματά σας

Όταν έχετε ετοιμάσει την εκδήλωση, είναι καλή ιδέα να κάνετε έναν απολογισμό των αποτελεσμάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλες αυτές τις πληροφορίες για να μάθετε τι λειτούργησε και τι όχι, ώστε να μπορείτε να προσφέρετε ακόμη πιο επιτυχημένες υβριδικές εκδηλώσεις στο μέλλον. Σε αυτό τον απολογισμό συμπεριλάβετε στοιχεία για τις τεχνικές δυσκολίες, αν υπήρξαν, αλλά και τα σχόλια που αποσπάσατε από τους δια ζώσης ή τους εικονικούς σας επισκέπτες.

Ο προγραμματισμός μιας υβριδικής εκδήλωσης μπορεί να φαίνεται μια δαιδαλώδης διαδικασία στην αρχή, αλλά μια σταθερή στρατηγική μπορεί να απομακρύνει μεγάλο μέρος του άγχους. Χρησιμοποιήστε αυτή τη φόρμουλα, για να σχεδιάσετε την επόμενη υβριδική σας έκθεση και θα ακούσετε θετικά σχόλια από όλους τους συμμετέχοντες – ανεξάρτητα από το αν παρακολουθήσουν την εκδήλωσή δια ζώσης ή απολαύσουν την εμπειρία από το σπίτι.

Αφήστε ένα σχόλιο...

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει τα ανεπιθύμητα σχόλια. Μάθετε πώς υφίστανται επεξεργασία τα δεδομένα των σχολίων σας.

Scroll to Top