Εφαρμόζοντας τις αρχές της ευέλικτης διαχείρισης έργων σε μουσεία

Τι αντίκτυπο μπορούν να έχουν σε ένα μουσείο οι βασικές αρχές της ευέλικτης ανάπτυξης, όπως η πελατοκεντρικότητα ή οι μικρές διαλειτουργικές ομάδες; Λοιπόν, στην πραγματικότητα αρκετά μεγάλο, όπως αποδεικνύεται.

Η ιδέα της ευέλικτης και ταχείας ανάπτυξης έργων

Οι οργανισμοί σε πολλούς τομείς καταφέρνουν επιτυχίες, υιοθετώντας νέες πρακτικές ηγεσίας, που περιγράφονται ως ευέλικτες, ριζοσπαστικές, ανοιχτές κλπ.. Οι πρακτικές αυτές αντιπροσωπεύουν μια «αλλαγή παραδείγματος», μετακινώντας τους οργανισμούς από τις παραδοσιακές δομές διοίκησης και ελέγχου σε διαφανή και συνεργατικά μοντέλα.

Παράλληλα, αγκαλιάζουν ένα επιχειρηματικό πνεύμα και έχουν τη δυνατότητα να επιτύχουν γρήγορα αποτελέσματα και με πολύ λιγότερες προκαταρκτικές επενδύσεις από ό,τι στο παρελθόν. Μάλιστα, οι προσεγγίσεις αυτές βελτιώνουν την απόδοση και την ικανοποίηση των εργαζομένων.

Τα μουσεία, συχνά, αργούν να ανταποκριθούν στις αλλαγές, δουλεύοντας μέσα σε ένα μοντέλο ανάπτυξης εκθέσεων, που βασίζεται σε μεγάλες ομάδες έργου και χρονοδιαγράμματα και (μερικές φορές) υψηλούς προϋπολογισμούς. Αυτό έχει οδηγήσει σε μια νοοτροπία, που δεν είναι προσαρμοσμένη στην ιδέα της ευέλικτης και ταχείας ανάπτυξης έργων, όπου μια επαναληπτική διαδικασία είναι το κλειδί.

Το αποτέλεσμα είναι, σε πολλές περιπτώσεις, η κυκλοφορία ενός προϊόντος, που δεν είναι ολοκληρωμένο. Πόσο συχνά κάνουμε αλλαγές και ενημερώσεις την τελευταία στιγμή ή αποδεχόμαστε ότι δε χρειάζεται να είναι όλα «τέλεια» την ημέρα των εγκαινίων;

Το μανιφέστο της ευέλικτης ανάπτυξης λογισμικού

Η ευέλικτη διαχείριση έργων έχει τις ρίζες της στην ανάπτυξη προϊόντων λογισμικού, ωστόσο η ευελιξία τελικά υιοθετήθηκε από οργανισμούς, ως μέθοδος διαχείρισης έργων και λειτουργίας.

Στην ανάπτυξη λογισμικού, οι ευέλικτες πρακτικές περιλαμβάνουν την ανακάλυψη των απαιτήσεων και τη βελτίωση των λύσεων, μέσω της συνεργατικής προσπάθειας διαλειτουργικών ομάδων με τους πελάτες/τελικούς χρήστες. Παράλληλα, ενσωματώνουν τον προσαρμοστικό σχεδιασμό, την εξελικτική ανάπτυξη, την έγκαιρη παράδοση και την ευέλικτη ανταπόκριση στις αλλαγές των απαιτήσεων.

Ουσιαστικά, η ευέλικτη ανάπτυξη σημαίνει να εργαζόμαστε σταδιακά σε «σπριντ» και να επανεξετάζουμε συνεχώς το έργο μας. Το να δουλεύουμε με ευέλικτο τρόπο σημαίνει να αποδεχόμαστε το γεγονός ότι τα σχέδια δεν αποδίδουν, τα έργα είναι περίπλοκα και πρέπει να ξέρουμε πώς να ανταποκρινόμαστε στις αλλαγές.

Οι αξίες και οι αρχές αυτές, που διαδόθηκαν στο Μανιφέστο για την Ευέλικτη Ανάπτυξη Λογισμικού του 2001, προέρχονται και στηρίζουν ένα ευρύ φάσμα πλαισίων ανάπτυξης λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων των Scrum και Kanban.

Σύμφωνα με το μανιφέστο της ευέλικτης ανάπτυξης:

Η ευελιξία είναι η ικανότητα τόσο να δημιουργείς όσο και να ανταποκρίνεσαι στην αλλαγή, προκειμένου να κερδίσεις σε ένα ταραχώδες επιχειρηματικό περιβάλλον. Η ευελιξία είναι η ικανότητα να εξισορροπείς τη μεταβλητότητα και τη σταθερότητα.

Στην πράξη, προτιμώνται:

– τα άτομα και οι αλληλεπιδράσεις, έναντι των διαδικασιών και των εργαλείων,

– το λογισμικό εργασίας, έναντι της ολοκληρωμένης τεκμηρίωσης,

– η συνεργασία με τους πελάτες, έναντι της διαπραγμάτευσης συμβάσεων.

– η ανταπόκριση στις αλλαγές, έναντι της τήρησης ενός σχεδίου.

Πηγή: Irfan Simsar/ Unsplash

Διαλειτουργικές ομάδες – Rijksmuseum

Το Μανιφέστο του Agile απαιτεί ο πελάτης να βρίσκεται στο επίκεντρο όλων των προσπαθειών. Αυτή την προσέγγιση ακολούθησε το Rijksmuseum. Όταν το μουσείο εστίασε στο κοινό που το επισκέπτεται, ανακάλυψε μερικές αλήθειες.

1- Το έως τότε στυλ προβολής των εκθέσεων βασιζόταν στην εσωτερική ευκολία και όχι στην εμπειρία των επισκεπτών.

2- Η ομαδοποίηση των αντικειμένων ανά εποχή (100 χρόνια) θα βοηθούσε τον επισκέπτη να αντιληφθεί καλύτερα εκείνη την εποχή.

Έτσι, το μουσείο αποφάσισε να εγκαταλείψει την υπάρχουσα δομή της ομάδας. Τα αποτελέσματα ήταν εκπληκτικά.

Με την επαναλειτουργία του το 2013, το Rijksmuseum είδε αμέσως διπλασιασμό της επισκεψιμότητάς του. Άγγιξε τα 2,7 εκατομμύρια επισκέπτες το 2019, τον υψηλότερο αριθμό από τότε που άνοιξε το μουσείο το 1885.

Λογισμικό εργασίας – Reading Museum

Ένα από τα μουσεία που υιοθέτησαν την ευέλικτη ανάπτυξη λογισμικού είναι το Reading Museum. Ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιεί το προσωπικό την ευελιξία είναι για να παρακολουθούν τη συνολική δραστηριότητα, να διασφαλίζουν ότι «τίποτα δε μένει πίσω» και να εντοπίζουν σημεία συμφόρησης ή προβλήματα.

Ειδικότερα, χρησιμοποιούν πίνακες με post-its και λογισμικό διαχείρισης έργων για ατομικά και ομαδικά projects. Κάθε εβδομάδα επανεξετάζουν τους πίνακες, προσθέτουν και μετακινούν εργασίες. Από τότε που αρχίσαν να χρησιμοποιούν τις παραπάνω πρακτικές, συνειδητοποίησαν ότι λειτουργούν εξαιρετικά για την επικοινωνία και την παρακολούθηση των εργασιών, φυσικά και ψηφιακά.

Ομάδα των υποστηρικτών – MoMA

Το MoMA το 2017 λάμβανε πληροφορίες από μια ομάδα «υποστηρικτών του κοινού», που εκπροσωπούν διάφορα τμήματα του MoMA (συμπεριλαμβανομένων των ψηφιακών μέσων, της εκπαίδευσης, των μελών, των υπηρεσιών επισκεπτών, των πληροφοριών διαχείρισης και του μάρκετινγκ). Αυτή η ομάδα των υποστηρικτών του κοινού συνεδρίαζε κάθε δύο εβδομάδες, για να βοηθήσει στον επανασχεδιασμό του ιστοτόπου του μουσείου.

Αυτή η υιοθέτηση της ευέλικτης, ως αξιολογικής, μεθόδου ήταν σημαντική, λόγω του πλήθους των ενδιαφερόμενων μερών, που ενεπλάκησαν στη διαδικασία ανασχεδιασμού. Αν και η χρήση της ευελιξίας εδώ είναι, κυρίως, επαναληπτική ανατροφοδότηση από μια ψηφιακή ομάδα, οι διεπιστημονικές προσπάθειες του MoMA καταδεικνύουν την προσαρμοστικότητα του προσωπικού του μουσείου να εργάζεται ως μια ευέλικτη ομάδα.

Πώς να ξεκινήσει κανείς την εφαρμογή της ευέλικτης μεθοδολογίας;

H τήρηση μιας τόσο δομημένης μεθόδου συνεργασίας απαιτεί πειθαρχία και επιμονή από την ομάδα. Αυτό υποδηλώνει ότι ενώ πρέπει να είστε ευέλικτοι, χρειάζεστε επίσης ένα σύνολο υποκείμενων διαδικασιών και δομών για να το κάνετε αυτό.

Πώς θα μπορούσε κανείς να ξεκινήσει;

– Επικεντρωθείτε σε ένα μικρό, εφικτό έργο.

– Bρείτε ένα ολιγομελές, αφοσιωμένο κοινό και συνεργαστείτε μαζί του. Στη συνέχεια διευρύνετε τις πρακτικές.

– Χρησιμοποιήστε μόνο το 5% του προϋπολογισμού για την υλοποίηση ενός έργου, μετά άλλο ένα 5% για την ενημέρωση του κοινού, μετά άλλο ένα…

– Να δοκιμάζετε συχνά και να επαναλαμβάνετε τα βήματα, ανάλογα με τις ανάγκες.

– Καλέστε έναν εξωτερικό συνεργάτη, για να σας καθοδηγήσει, να σας αξιολογήσει και να σας βοηθήσει να παραμείνετε σταθεροί στο στόχο σας.

Η ευέλικτη νοοτροπία και οι τρόποι εργασίας δεν έχουν φραγμούς, όσον αφορά τη βιομηχανία ή τους τομείς εργασίας. Για να ξεκινήσουμε, πρέπει να προσδιορίσουμε μερικά χρονικά περιορισμένα πειράματα, που να ευθυγραμμίζονται με τους στόχους μας.

Χρειαζόμαστε έναν ρυθμό για τον απολογισμό και τη διόρθωση της πορείας. Στην ουσία της, όμως, η ευελιξία, θα λέγαμε ότι είναι ένας τρόπος σκέψης, όσο και ένας τρόπος δράσης!

Αφήστε ένα σχόλιο...

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει τα ανεπιθύμητα σχόλια. Μάθετε πώς υφίστανται επεξεργασία τα δεδομένα των σχολίων σας.

Scroll to Top